A

สำนักรับเรื่องร้องเรียนและคุ้มครองผู้บริโภคในกิจการโทรคมนาคม

สำนักงานคณะกรรมการกิจการกระจายเสียง กิจการโทรทัศน์ และกิจการโทรคมนาคมแห่งชาติ

เรื่อง: เรียนรู้วิธีการจัดเก็บเอกสารที่ดี


เรื่อง: เรียนรู้วิธีการจัดเก็บเอกสารที่ดี​
1. จําแนกประเภทเอกสารตามลักษณะที่จะอํานวยความสะดวกให้การปฏิบัติงาน
2. กําหนดประเภทเอกสารที่จะจัดเก็บในตูเอกสารต่างๆ โดย
    -  เก็บเอกสารที่ใชงานอยู่เสมอในตูลิ้นชักหรือลิ้นชักในระดับสายตา
    -  เก็บเอกสารที่จะใชอ้างอิงนาน ๆ ครั้งไว้ในตู้ทึบหรือตู้ไม้ครึ่งกระจก
1. การจําแนกแฟ้มเอกสารที่เก็บไวในลิ้นชักควรใชระบบการอ่านหนังสือ คือ เรียงจากซ้ายไปขวา
2. ไม่ควรเก็บเอกสารมากกว่า 1 เรื่องในแฟ้มเดียวกัน
3. ไม่ควรเก็บเอกสารมากกว่าเกินไปในแฟ้มหนึ่ง (ไมควรเกิน 50-60 แผ่น )
4. ไม่ควรเก็บหนังสือปนกับแฟ้มเอกสาร
5. ควรมีการควบคุมการจัดเก็บและค้นหาเอกสารโดยเคร่งครัด
6. เมื่อมีการนำเอกสารออกมาใชงานเสร็จแล้ว  ควรรีบนําไปเก็บไว้ที่เดิม
7. ถ้ายืมเอกสารหรือแฟ้มไปใชงาน จะต้องใส “บัตรยืม”หรือ “แฟ้มยืม” ไวแทนจนกว่าจะนําเอกสารหรือแฟ้มที่ยืมไปมาคืน
8. เอกสารที่ใชแล้วแต่ต้องเก็บไวระยะหนึ่งและไม่ได้ใชอ้างอิงบ่อยควรเก็บไว ณ ชั้นล่างสุดของตูหรือชั้นเก็บเอกสาร
9. ควรย้ายหรือแยกเอกสารไปเก็บไวทุกป โดยจัดทำทะเบียนรายการเอกสารไว้ทุกครั้ง และอย่าเคลื่อนย้าย เอกสารที่ยังไมได้แยกใส่แฟ้มไปเก็บ
10. ไม่ควรซื้อตูเอกสารเพิ่มโดยไม่จําเป็น เพราะจะทําให้เกิดปัญหาความไม่พอเพียงของพื้นที่ปฏิบัติงาน
11. ควรพยายามใชตู ชั้น และเครื่องเก็บเอกสารที่มีอยู่เดิมโดยปรับให้ไดมาตรฐาน
 
ที่มา: งานอำนวยการ